16 saveta za uspešno vođenje poslovnih sastanaka

Smatra se da sastanci prave više štete nego koristi. Najveće zlo od sastanaka jeste ogroman gubitak vremena. Pre nekoliko godina, kompanija Majkrosoft je istraživala ovaj problem i otkrila da ljudi troše u proseku 5,6 sati svake sedmice na sastancima, te da 71 posto američkih zaposlenih smatra da ti sastanci „nisu vrlo produktivni".

Dakle, ne samo da su sastanci gubljenje vremena i novca, već oni sprečavaju veliki broj ljudi da rade svoj posao i da budu daleko produktivniji – a samim tim i isplativiji za kompanije u kojima rade. Stručnjaci u liderstvu i poslovnim inovacijama Kevin i Džeki Frajberg imaju jednostavan recept za vođenje izuzetno efikasnih poslovnih sastanaka. Pred vama je 16 navika koje oni preporučuju svim liderima koji žele da uspešno prezentuju svoje ideje i povećaju efikasnost poslovnih sastanaka.

1. Pošaljite i-mejl sa dnevnim rasporedom tema sastanka, 24 sata unapred, svima koji treba da budu prisutni. Zamolite ih da ga obavezno pročitaju i da razmisle o tačkama i temama koje su im najvažnije.

2. Zatražite od svih zaposlenih (a i od nadređenih) da dođu barem pet minuta ranije. Tako ćete uštedeti dosta vremena. Svaki ulazak i prekidanje odvlače pažnju i ometaju i govornika i slušaoce, kojima onda opet treba neko vreme da se vrate na temu.

3. Počnite i završite na vreme. Trudite se da završite sastanak tačno kada je predviđeno da bude gotov. Produžite ga jedino ukoliko je to zaista neophodno, kao na primer, ukoliko je neki veliki problem ili pitanje ostalo nerešeno.

4. Dođite pripremljeni. Tako ćete štedeti i svoje i vreme vaših zaposlenih. Pripremite svoje izlaganje tako da ostavite što manje prostora za nedoumice. Osim o onome što treba da kažete, razmišljajte i o govoru tela. Govorom tela ćete se najlakše odati kada niste pripremljeni.

5. Bez telefona. Deluje preterano, ali telefoni su zaista najveći neprijatelji efikasnog sastanka. Pozivi, poruke, obaveštenja sa društvenih mreža i informativnih servisa... Sve to lako odvuče pažnju ljudi.

6. Donesite papir i olovku. Upisujte važna pitanja i komentare. Tako ćete podstaći svoje zaposlene i kolege da rade to isto.

7. Podelite sve relevantne podatke. Veoma je važno da svi vaši zaposleni i nadređeni budu na vreme informisani o svim dešavanjima, rezultatima, ponudama...

8. Držite se teme. Odgovarajte na pitanja i saslušajte komentare ostalih ljudi, ali se trudite da ih uvek vraćate na glavnu temu. Ukoliko imaju važna pitanja i opažanja povezana sa drugim temama, zamolite ih da ostanu posle sastanka, kako ne bi zadržavali ostale.

9. Budite kratki i jasni. To je ključ uspešne prezentacije i uspešnog sastanka. Niko ne voli dugačke govore, a još manje volimo konfuzna i nejasna izlaganja.

10. Ne prekidajte jedni druge. Zamolite prisutne da prvo saslušaju sve što imate da kažete, a zatim ih pustite da postavljaju pitanja i daju komentare.

11. Ćutanje = sporazum. Ukoliko nema komentara i pitanja, jasno kažite da smatrate da su svi shvatili i saglasili se sa navedenim.

12. Bez propratnih razgovora ili komentara. Zamolite sve prisutne da ne razgovaraju u parovima i ne komentarišu „sa strane“. Ako imaju nešto važno da kažu, to treba da čuju svi.

13. Kažite da niste saglasni s nečim bez nelagode. I dopustite svima da izraze svoju nesaglasnost.

14. Svi treba da učestvuju. Vi vodite sastanak, ali vaši sagovornici takođe treba da imaju slobodu da izraze svoje mišljenje i postave relevantna pitanja.

15. Izazovite ideje, a ne ljude. Trudite se da na sastancima postavljate izazove koji će generisati kreativnost i nove ideje.

16. Pošaljite najvažnije zaključke i kratak pregled dogovorenih stvari putem i-mejla u roku od 24 sata.

Svaki sastanak je poput male prezentacije i na tom sastanku vi kao lider treba da ubedite zaposlene i nadređene u svoje ideje. Ako želite da poboljšate svako svoje izlaganje, budete uverljiv i vešt govornik, te veštine možete danas lako unaprediti putem onlajn obrazovnih programa. Možete ih pronaći ovde.