Zašto ste posle sastanaka najčešće iscrpljeni? Zašto imate osećaj da ste izgubili vreme, a ništa niste postigli?
Rukovodioci su svesni važnosti sastanaka, kako internih, tako i onih s klijentima ili spoljnim saradnicima. Sastanci su i dalje najjednostavniji način da svi dobiju uvid u to koliko je posla završeno i da se dogovore o budućim koracima. Da li je zabavno? Nije, ali i ne treba da bude. Da li je naporno? I previše.
Šta se može učiniti pa da svaki sastanak bude koristan i da prisutni ne požele da pobegnu iz sale? Svakako počnite od sledećeg.
1. Razumevanje
Važno je da svi koji prisustvuju sastanku znaju zašto se sastanak organizuje i zašto je ključno da i oni prisustvuju. To znači da se svi – rukovodilac, organizator i učesnici – na vreme pripreme.
Sve koji treba da dođu o sastanku obavestite najkasnije 48 sati ranije. Postoje i druge obaveze i zadaci koje treba uskladiti. Zatim, u pozivu (najbolje je poslati mejl) zatražite i da potvrde dolazak – tako ćete lakše organizovati plan sastanka, ali i obezbediti dovoljan broj stolica.
Poziv treba da sadrži i temu sastanka i okvirno vreme trajanja. Nema razloga da ostavite prostor za „prazan hod”. Što korisnije utrošite vreme, to ćete više postići, a učesnici će biti zadovoljniji.
2. Otvorenost
Kada rukovodilac nije u stanju ili ne želi da jasno ukaže na probleme koji postoje (i jedna su od tema sastanka), učesnici lako stiču utisak da gube vreme. Ako se ovakvo „previđanje” već događalo, sastanak od početka trpi pritiske, a svi bivaju sve nervozniji. Nije lako javno istaći gde dolazi do zastoja ili imenovati potencijalne krivce, ali to jeste posao rukovodioca. Težak i neprijatan – a neophodan.
3. Uključenost
Nema razloga da rukovodilac sam pravi plan rada ili određuje teme sastanka. Priprema je odličan način da svi članovi tima budu uključeni. Jer ne možete da znate sve, ali saradnici će vam rado ukazati i na svoje uspehe i na probleme na koje nailaze ako im date priliku.
Rukovodioci često previde jednu vrlo važnu stvar: Zašto biste na sastanku gubili vreme na dugu i opširnu prezentaciju ako možete da je prethodno dostavite svim učesnicima? Time obezbeđujete i to da svi sami saznaju zbog čega je sastanak organizovan, šta je do tog trenutka urađeno i da imaju vremena da se pripreme.
Naravno, ostavite vremena za zaključke i sumiranje „utisaka”: o čemu ste usaglasili mišljenja, koja pitanja su ostala nerešena, šta je potrebno uraditi u bliskoj budućnosti, koja su čija zaduženja…
Na kraju krajeva, svaki posao za cilj ima profit – čak i neprofitne kampanje. Pametna ušteda vremena jeste ušteda novca. A to je profit. Vaše odluke određuju pravac poslovanja kompanije. Pa tako i odluka da se sastanak održi ili da izostane.