Razmišljanje o dnevnom rasporedu u vremenskim blokovima je dobar način da održite pažnju na zadacima od važnosti. Kada na ovaj način planirate dane, tako svaki zadatak dobija vašu maksimalnu pažnju. Ukoliko imate problema da završite sve obaveze u planiranom vremenu, u nastavku pronađite recept preduzetnice Tonje Hendriks za pravljenje rasporeda u blokovima.
1. Napravite listu svih zadataka za radnu nedelju
Prvi korak je najjednostavniji i najkraći. U pitanju je izlistavanje svega što vas čeka u toku sledeće sedmice. Popišite sve bez reda i hijerarhije. Stavite sve čega možete da se setite na papir ili digitalno pomagalo.
2. Procenite koliko će ispunjenje svakog zadatka trajati
Odatle počinje analiza. Ne potcenjujte, a ni ne precenjujte koliko će dugi zadaci odneti vremena. Shodno tome, ne planirajte jednočasovni zadatak za celo prepodne. Umesto toga, osvrnite se na pređašnje iskustvo i dodajte neki minut za rezervu. Isti princip važi i za potencijalno kraće zadatke.
3. Napravite listu prioriteta
Identifikujte one zadatke za koje su rokovi tesni. Obavezno ostavite vremena za njih u svom rasporedu. Zatim utvrdite šta se može eliminisati, a šta odložiti.
Da u ovome budete uspešniji, zapitajte se šta je najgore što se može desiti ukoliko niste izvršili određeni zadatak tokom određenog dana.
4. Dodelite zadatke specifičnim terminima
Sledeći korak je da unesete svoje zadatke i organizujete ih u vremenske blokove. Suština je upravo u tome da svaki zadatak dobije svoj blok. Na koji način ovome treba pristupiti?
Najpre uzmite u obzir sopstvenu produktivnost. Kada ste najprisebniji i najproduktivniji? Primera radi, za mnoge su u pitanju jutra. Ako ste među njima, onda dodelite jutarnjim satima one zadatke koji iziskuju veliku koncentraciju. S druge strane, ako pripadate onoj grupi ljudi kojima je potrebno neko vreme da se razbude, onda ovu vrstu zadataka odložite za kasnije sate.
Sledeći korak je da ustanovite šta je realno postići. Ako imate neke fiksne obaveze, poput jutarnjih sastanaka ili ostavljanja dece u vrtiću ili školi, unesite i ove blokove, čak i ako vam se čini da ih držite u glavi.
Takođe predvidite vreme za pauze tokom dana. Da biste ispunili svoje planove, morate ostati sveži i usredsređeni. Ne zaboravite ni da isplanirate vreme za odmor i uživanje. Morate napraviti balans između posla i života.
Najzad, budite fleksibilni. Planirajte blokove tako da uračunate i potencijalno produženje usled neplaniranih problema. Na ovaj način se vaš dan neće raspasti ako nešto pođe po zlu.
5. Krenite u akciju
Nakon što ste isplanirali svoje vreme u blokovima, počnite da primenjujete plan počevši od prvog bloka. Programirajte telefon da vas podseća kada je trajanje bloka blizu isticanja. Na ovaj način se možete fokusirati bez potrebe da konstantno gledate na sat.
Ukoliko se dogodi da zadatak niste završili u predviđenom vremenu, nemojte paničiti, jer imate slobodu da odlučite kada je rezultat dovoljno dobar da pređete na sledeći blok. Ili jednostavno preuredite blokove tako da dobijete dovoljno vremena da završite započeto.
Ovi saveti će vam pomoći da postanete produktivniji u planiranju i obavljanju dnevnih dužnosti. Međutim, planiranje zadataka koji iziskuju rukovođenje kompleksnim projektima, velikim timovima i krizni menadžment zahtevaju mnogo više. Ako vaše ambicije korespondiraju sa vođenjem zahtevnih poslovnih poduhvata, obuka za projektnog menadžera u trajanju od godinu dana može biti pravi izbor. Putem ovog programa naučićete kako da budete efikasni i efektivni u postavljanju prioriteta, delegiranja odgovornosti i postaćete istinski lider.
Tim Edukacija