U životu svake kompanije održi se ogroman broj sastanaka. Na nekima od njih se donose veoma važne odluke za budućnost, ali je, nažalost, takvih sastanaka veoma malo. Preovlađuju protokolarni, vrlo često izlišni, a pre svega dosadni, dnevni, nedeljni i mesečni sastanci. Ako ste među onima koji donose odluke o zakazivanju sastanaka, evo na šta se zaposleni najčešće žale i kako da to predupredite:

Sastanak bez razloga

Postoji li opravdan razlog za sastanak ili je u pitanju održavanje formalnosti? Ako je u pitanju rutina, danas se, srećom, status svakog projekta može pratiti putem softvera za korporativno poslovanje. Drugim rečima, ukoliko ne postoji velika potreba da razgovarate sa širim krugom saradnika, nemojte zakazivati sastanak. Bolje je utrošiti vreme na sastanak sa pojedincima odgovornim za projekte koji ne idu po planu ili jednostavno preskočite zakazivanje sastanka.

Nefokusiranost

Pre zakazivanja sastanka zapitajte se šta želite da dobijete od sastanka i napravite agendu tako da željeni rezultat ne izostane. Zato unapred ograničite vreme za svaku tačku dnevnog reda, ali i njihov broj. Takođe će pomoći da pozvane zamolite da se pripreme i, po potrebi, dostavite materijale u vezi sa temama koje planirate da dotaknete.

Loš tajming

Sastanke nikako ne treba zakazivati kada zaposleni najčešće idu na ručak ili pauzu. Ukoliko baš ne možete da izbegnete ovaj period, onda se barem potrudite da obezbedite neko posluženje. Glad je jedno od stanja koje osobu fokusira na svoje potrebe. Sastanak tokom koga svi razmišljaju o hrani ne može doneti ništa dobro, pa je bolje da važne sastanke ostavite za period nakon ručka.

Pozivanje pogrešnih ljudi

Iako ne deluje sasvim logično, čest je slučaj da sastancima prisustvuju pogrešni ljudi. Obavezno ograničite broj zvanica, jer će oni koji nemaju dodirnih tačaka sa temom samo praviti gužvu i gubiti svoje dragoceno vreme.

Sastanak bez logičnog nastavka

Ne postoji ništa gore od sastanaka nakon kojih se ništa ne desi. Odluka je doneta, ali ona ne stupa na snagu u narednim danima. Da do ovoga ne bi došlo, eksperti za produktivnost predlažu da se na kraju svakog sastanka postave sledeća tri pitanja i zabeleže odgovori.

Šta je sledeći potez?
Ko je odgovoran?
Koji je rok?

Mnogo je lakše probiti rok koji nije utvrđen. Kada je datum poznat, svi će se dodatno potruditi da završe posao. Naravno, nerealno kratki rokovi nisu rešenje.

Kao što vidite, mnogo je faktora koje treba uzeti u obzir pre svakog sastanka. Ako želite da postanete dobar menadžer, morate uvek imati odgovor na pitanje zašto nešto radite. Sastanci nisu izuzetak. Primenite ove savete i olakšaćete sebi život.