Mnogi sastanci završavaju se tako što jedna osoba „drži monolog”, dok neki crtaju po rokovnicima, a drugi su mislima odavno „izašli” iz te prostorije

Svi zaposleni, a među njima i rukovodioci zaziru od beskrajno dugih sastanaka sa mnogo priče, a prečesto malo efektivnosti. Mnogi sastanci završavaju se tako što jedna osoba „drži monolog”, dok neki crtaju po rokovnicima, a drugi su mislima odavno „izašli” iz te prostorije. Ponekad se dešava da prisutni na sastanku nisu ni sigurni zašto su tu, ni zašto bi, na primer, nekoga iz IT sektora trebalo da zanima nova marketing strategija.

Da se takve frustrirajuće situacije ne bi dešavale neophodno je da se sastanak organizuje na pravi način. Organizovanje efektivnih i produktivnih sastanaka je važno za sve menadžere, a posebno kada su u pitanju menadžeri projekta. Projekti su uglavnom vremenski ograničeni i zahtevaju brzo reagovanje kako bi se efikasno rešio određeni problem ili zadovoljio novi zahtev na tržištu. U radu na projektu, brzina, efektivnost i efikasnonost su nužni, te zbog toga svaki sastanak treba da bude maksimalno produktivan,kako ljudi ne bi gubili svoje dragoceno vreme.

Zbog ovih i još mnogo drugih stvari važno je znati kako da na pravi način organizujete svaki sastanak, sa kog će zaposleni izaći motivisani i puni energije za dalji rad.

Definišite zašto želite sastanak

Nijedan sastanak ne bi trebalo da bude samo ritual koji se održava jer raspored tako nalaže. Okupljanje radi okupljanja, osim što ne služi ničemu, dodatno ubija želju zaposlenih za radom.

Zato, pre nego što sazovete sastanak treba da postavite sebi pitanje da li za njim uopšte ima potrebe. Ako nemate jasan cilj i ne znate šta bi trebalo da radite na sastanku, bolje da ga ne održavate, ma koliko da to uobičajena praksa ili predviđeni termin nalažu. Zapišite nekoliko razloga zbog kojih smatrate da treba da održite sastanak. Analizirajte ih pažljivo. Ukoliko smatrate da su oni dovoljno validni da svoje zaposlene prekinete u poslu, onda to i učinite. U suprotnom ga otkažite. Tako nećete odvajati zaposlene od njihovih obaveza i uštedećete njihovo vreme.

Definišite šta želite

Da bi sastanak bio produktivan, nužno je da odmah na početku jasno definišete njegov cilj. Šta želite da postignete? Pokušajte da formulišete odgovor u najviše 10 reči.

Kada se jednom nađu pred vama, zaposleni će vam pružiti maksimalnu pažnju. No, ako već u prvih nekoliko minuta ne uspete da tu pažnju zadržite, vaš sastanak će se pretvoriti u gubljenje vremena.

Uz sve to, moguće je da ćete proizvesti suprotan efekat. Ako im ne ponudite nešto što će ih motivisati ili zainteresovati, zaposleni mogu lako da izgube koncentraciju. Tako ne samo da neće saslušati šta imate da im kažete, već će im i kasnije biti teže da se koncentrišu na posao u kom ste ih prekinuli. Zato je važno da svaki sastanak ima za glavni cilj pravljenje produktivnosti određene vrste. Svaki zaposleni treba da izađe sa novim informacijama i jasnom idejom šta treba dalje da radi.

Štedite svoje, ali i tuđe vreme

Elektronska komunikacija putem mejla i tekstualnih poruka daje vam mogćnost da pozovete sve i svakog na organizovani sastanak. No, to ne znači da je u pitanju pametan izbor. Pre nego što pošaljete cirkularnu poruku, razmislite da li su vam baš svi ti ljudi potrebni na sastanku. Ako treba da razgovarate samo sa jednim sektorom ili njegovim predstavnikom, lakše je da prosto pozovete samo njih. Uštedićete vreme, razmenićete više informacija, a ostali se neće dosađivati.

Pustite druge da pričaju, ali vi držite kontrolu

Sastanci, između ostalog, služe i da čujete mišljenje svih članova vašeg tima. To je vrlo važno i može da bude veoma korisno. No, isto tako je bitno da umete da prekinete izlaganja koja su preduga ili jednostavno preterano pomeraju fokus sa cilja i teme. Upravo zato je neophodno da umete pravilno da usmeravate sastanak i kontrolišete njegov tok.

Prekinuti kolegu nije dovoljno. Važno je da objasnite zašto ste prekinuli njegovo izlaganje i zašto smatrate da nije relevantno za taj sastanak. Ostali prisutni će vam biti zahvalni, a onaj kog ste prekinuli će moći da uvidi svoju grešku i koncentriše se na bitne stvari.

Uverite se da svi znaju zašto su tu

Sastanak je pri kraju, svi su ispričali šta su imali, došli ste do novih odgovora i zaključaka. Ali, pre nego što zaposleni napuste prostoriju trebalo bi da se uverite da je svako od njih zaista shvatio poentu sastanka. Zato, ostavite dovoljno vremena kako biste još jednom prošli kroz važne zadatke.

Ponekad će zaposleni sami da iznesu svoj najbitniji zadatak. Nekima ćete vi morati da ga dodelite. U svakom slučaju, bitno je da dobijete makar usmenu potvrdu od svakog zaposlenog da je razumeo i prihvatio ono što treba da radi. Tako ćete biti sigurni da će bitne stvari biti urađene. Ukoliko ne budu, imate dovoljno razloga da tražite objašnjenje za to.

Završite sastanak sa pozitivnom energijom

Ljudi su skloni da pamte loša osećanja i frustracije. Zato se potrudite da na kraju sastanka unesete novu i pozitivnu energiju. Motivišite ih, ali ne činite to frazama i generičkim motivacionim porukama. Isprazna retorika može da deluje samo dodatno frustrirajuće. Umesto toga ostanite nakon sastanka i popričajte sa onima koji imaju pitanja. Ostale raspustite. Ukoliko ste imali problem sa pojedincima, priđite im i uverite se da su zaista shvatili razlog zašto ste im nešto rekli ili tražili.

Dobri maniri i lično obraćanje su uvek efikasni. Tako će zaposleni osetiti da vam je zaista stalo do njih i njihovog mišljenja.

Kada je u pitanju vođenje projekta, vreme zaista jeste novac. Svaki uspešan projekat ima za cilj da kompaniji obezbedi veće profite i uspešnije poslovanje. Zato svaki izgubljeni trenutak može da znači da ste već propustili šansu. U skladu sa tim, svi gore navedeni saveti će vam zaista pomoći da to vreme ne trošite uzalud i da iz svakog sastanka izvučete najbolje što možete. Da biste sve segmente
jednog projekta vodili uspešno i efikasno kao i sastanke, nepohodno je da se za to pravilno i obučite. Danas za to postoje specijalizovani programi. Oni su dostupni i kod nas, a više o jednom od takvih programa možete saznati ovde.