Da li znate da i sami svakog dana sprovodite različite vrste projekata? Neki od njih su jako kratki i mali, izvrše se u toku jednog dana, a neki traju i po par godina. Mnoge i ne shvatate kao projekat, jer su u pitanju uobičajene radnje – kupovina, obavljanje nekog posla ili spremanje ispita.

Sigurno ste mnogo puta pre nego što ste obavili neki zadatak razmišljali: „Kako to da uradim”; „Šta mi je sve potrebno za tako nešto”; „Koliki je rizik”?

Ista pitanja koja svakodnevno postavljate sami sebi, odnose se na najvažnije stavke svakog projekta: ideju, budžet, i vremenski rok u kome treba da se završi neki projekat, kao i na sam plan projekta.

Evo kako izgleda planiranje jednog projekta

Ideja

Svakodnevno možemo da čujemo da ljudi imaju nekakvu ideju. Većina se ne ostvari, jer ideja sama po sebi ne vredi ništa, ukoliko ne možete da je ostvarite, a zatim i naplatite.

Kada govorimo o idejama u vezi sa biznisom, jako je važno da nađete ideju koja je jasna i koja rešava neki problem. Genijalan novi proizvod koji će osvojiti tržište, uopšte ne mora da bude novo tehnološko čudo, već može da nastane i od obične i jednostavne ideje.

Jedan od najpouzdanijih načina da dođete do ideje jeste da posmatrate i uočavate svakodnevne probleme ili frustracije sa kojima običan čovek živi. Kada uočite neku takvu situaciju, zamislite kako biste je rešili, zapravo, kakav proizvod ili usluga bi mogao da olakša nekome svakodnevni život. Na ovaj način su nastale mnoge uspešne mobilne aplikacije.

Budžet

Kad već imate ideju, razrađen poslovni plan i jak entuzijazam da pokrenete neki projekat, onda vam još samo nedostaje da odredite budžet. U okviru budžeta bi trebalo da se nađu i plate ljudi koji bi radili na projektu, bilo da je reč o stalnim članovima tima, ili o nekim saradnicima za određeni posao.

Mnogi zaborave da u budžet uključe troškove vezane za marketing i promotivne aktivnosti, a ne znaju da od kvalitetne reklame, plasmana i komunikacije sa potencijalnim klijentima umnogome zavisi uspeh projekta. Ovo naročito važi za one koji pokreću projekte vezane za organizaciju događaja. Marketing se, često, pri kratkoročnim planovima prenebregne.

Što se tehnikalija tiče, ukoliko za realizaciju projekta nabavljate određene mašine, opremu ili materijal, svakako odredite tačan iznos koji će da pokrije deo troškova oko logistike, i uključite ih u svoj finansijski plan.

Projekte možete da podelite na manje jedinice, pa je budžet za takav projekat određen na period do godinu dana, dok se kod većih radi za svaku godinu posebno.

Jako je bitno da ne zaboravite na neke nepredviđene troškove. Za njih se obično odvaja 10-30% ukupnog budžeta.

Plan projekta

Plan projekta može da vam posluži kao vodič da znate šta ste već sproveli u delo, a šta je još potrebno uraditi. Dobro je da imate skicu samog plana, koje ćete se držati tokom trajanja projekta, tako da možete da pratite tok same realizacije projekta. Neki od obaveznih delova koje svaki plan treba da sadrži su:

Koji proizvod će se proizvoditi, tj. koje usluge će se pružati projektom
Vremenski rok za koji je planirano da se projekat završi
Koja su zaduženja svakog člana projekta
Lokacije gde se projekat realizujje
Ko su partneri ili sponzori samog projekta i na koji način svako od njih doprinosi

Evaluacija

Ne zaboravite da je posle svake aktivnosti, a naročito posle završetka projekta, neophodno uraditi evaluaciju. U ovom delu, najviše se obraća pažnja na sve propuste i slabosti koje su nastale na projektu.

Obratite pažnju na to da ako potrošite više vremena ili novca na jedan deo projekta, na drugom delu ćete imati mnogo manje, ukoliko želite da završite sve u planiranom roku.

Najčešća evaluacija vrši se putem određenog upitnika ili tabele. Porede se ostvareni i planirani rezultati, i na osnovu toga, dobija se realna slika o uspešnosti sprovedenog projekta.

Ovo je samo grub nacrt aspekata koji se kod realizacije svakog, pa i najmanjeg projekta, moraju držati pod kontrolom.

Za ozbiljan projektni menadžment potrebno je adekvatno obrazovanje, koje će vas spremiti za lobiranje, animiranje, procenjivanje rizika i upravljanje timom saradnika, ali i odnosima s javnošću i promocijom projekta.