Brojnim menadžerima često se čini da radni dan ne traje dovoljno dugo da bi završili sve zadatke. Ako se prepoznajete u ovim rečima, predlažemo vam da pokušate sledeće. Umesto da se žalite na preveliku količinu obaveza i premalo vremena, možda bi trebalo da jednostavno promenite način na koji posmatrate radno vreme.

U i-mejlu poslatom svojim zaposlenima, Džeremaja Dilon, direktor marketinga u „Google Apps for Work“, ponudio je nekoliko saveta koji vam mogu pomoći da vi i vaši timovi iskoristite dan na najbolji mogući način. Njegova teorija glasi: „Pametna raspodela vremena u kancelariji jeste ključ za brzo rešavanje i uklanjanje grešaka i smetnji koje vas sprečavaju da završite svoje predviđene zadatke.“

Pred vama su neki od saveta za to kako možete bolje da organizujete svoje vreme i da zatim istim tim savetima pomognete i svojim zaposlenima.

1. Precizno postavite svoje ciljeve

Dilon primećuje da se na radnom mestu ljudi mogu podeliti u dve grupe: kreatore i menadžere.

Dok je dan jednog menadžera raspodeljen u intervale od po 30 minuta, ljudi koji su kreativci i usmereni na stvaranje razmišljaju o danu u terminima poput „pola dana“ ili „ceo dan“. Ljudi koji kreiraju na isti način razmišljaju i o vremenu. Oni „kreiraju vreme", to jest posvećuju se tome da završe zadatke za određeno vreme u radnom danu.

Dilon kao dobar primer ističe studiju o vežbanju, u kojoj su učestvovale tri ispitaničke grupe.

Grupa koja je dobila najbolja uputstva, specifična i jasna – da počne sa vežbama unapred određenog dana i u određeno vreme – ostvarila je i najveći uspeh. Čak 91 posto ispitanika zapravo su obavljali svoj zadatak. Slično, Dilon smatra da menadžeri mogu da budu produktivniji ako razmišljaju o svom vremenu na način na koji to čine kreatori. Važno je da jasno odrede kada i gde treba da obave neki posao i da na taj način rasporede vreme za određene projekte.

2. Razmislite o svom rasporedu sastanaka

Pogledajte spisak svojih sastanaka u kalendaru. Da li je svaki od njih neophodan i koristan? Možda neki od njih mogu da traju kraće ili da uključuju manji broj ljudi. Drugi bi pak mogli da se odlože za neki pogodniji period, dok neki čak sigurno mogu i da se sasvim otkažu. Planirajući na ovaj način često možete uštedeti dosta vremena i energije. Nakon toga možete da preraspodelite vreme koje ste tako uštedeli na ono što je zaista važno u vašem poslu.

3. Planirajte svoje dane i nedelje u skladu sa vašom energijom

Svakoga dana pokušajte da sesiju nalaženja vremena pomerite za jutro, kad još niste zamoreni i preplavljeni svakodnevnim obavezama. Nemojte da odgađate bitne zadatke za kasnije ili za petak po podne, kada se, po nekom nepisanom pravilu, sastanci smatraju završenim, savetuje Dilon. Naprotiv, iskoristite energiju koju ste stekli preko vikenda kako biste ponedeljkom isplanirali svoje obaveze za celu narednu nedelju.

Ostavite svoje najvažnije zadatke za utorak i sredu, kada naša motivacija dostiže najviši nivo. Četvrtak treba da koristite za sastanke, a petak, kada se entuzijazam gasi, koristan je za dugoročno planiranje i izgradnju odnosa.

4. Napišite spisak stvari koje ste uradili

Jedan od efikasnih načina da odredite na koje aktivnosti vam odlazi najviše vremena na poslu jeste da zapišete sve stvari koje ste obavili tokom radnog vremena. Navedite i vreme koje koristite da odete po kafu ili ono kada „samo začas nešto proverite na internetu“. Kada kritički sagledate sve aspekte svog radnog dana, uvidećete da mnoge stvari koje radite možete da obavite mnogo brže ili da čak ne treba uopšte da ih radite.

A zašto su vreme i efikasnost toliko važni? Izračunato je da danas, ako projekat ne može da se osmisli, kreira, izvrši i koriguje za period koji je četiri puta kraći od standarda, vaša organizacija donosi profit koji je manji od proseka.

Sem toga, ako želite da vodite ljude, vaši prioriteti su efikasno upravljanje promenama u okruženju i očekivanje više proaktivnog ponašanja zaposlenih, bilo da se radi o operaterima, saradnicima ili direktorima. A da biste to postigli, morate sami da date primer i budete uzor svojim radom, veštinama i znanjem.