Kojim god poslom da se bavite ili želite da ga radite, sastanci su njegov sastavni deo koji ne možete izbeći. Međutim, koliko god nekada mogu biti produktivni i korisni, jer donose nove informacije koje će vam koristiti za dalji rad, prečesto se dešava da su zamarajući i kontraproduktivni.

Evo jednog uobičajenog scenarija. Neko od prisutnih započne temu koja nema veze sa ciljem ni s predmetom sastanka, razgovor ode u sasvim drugom pravcu, drugi je nezadovoljan situacijom u firmi, pa započne polemiku o tome, a treći je raspoložen da ispriča anegdotu sa njegovog puta do posla i tako timsko okupljanje traje mnogo duže nego što je inicijalno zamišljeno i konačno, izgubi se smisao zbog koga su svi tu i došli.

Međutim, ukoliko sastanak ima zacrtanu agendu i moderatora koji će u svakom trenutku biti spreman da vrati razgovor na temu kojoj je okupljanje i posvećeno – nećete imati nikakvih problema i možete očekivati da ćete iz sale izaći sa svim informacijama koje su vam bile potrebne. Razgovarali smo sa profesorima studijskog programa Menadžment ljudskih resursa na Biznis akademiji, koji su nam ukazali na nekoliko različitih načina da se unapredi kvalitet poslovnih sastanaka.

Zadajte teme sastanka

Pre zakazivanja i pozivanja članova tima na sastanak odredite sve teme kojima ćete se baviti i koje je važno da zajednički prođete. Na taj način, zaposleni koji treba da prisustvuju okupljanju moći će unapred da se pripreme, što takođe možete i da zahtevate od njih.

Ukoliko budete znali tačke kojima ćete se kretati za vreme sastanka, daleko su manje šanse da odlutate od teme i izgubite nit. U svakom trenutku se možete pozvati na zadatu agendu i ponovo preusmeriti tok priče na ono što vam je zaista važno i zbog čega ste svi izdvojili vreme. U suprotnom, možete izgubiti energiju koju ste mogli da uložite u nešto daleko produktivnije.

Pokušajte da telefone ostavite sa strane

Ukoliko ima prostora za to, odnosno ako možete da izbegnete nervozne klijente ili saradnike koji će vas zvati na svakih nekoliko minuta, zamolite okupljene da ostave telefone za svojim stolovima bar za vreme sastanka. Nastojte da čak i naviknete ljude sa kojima sarađujete da jednom nedeljno imate sastanak i da ste tih 90 minuta nedostupni za sve. Ako uspete u tome, očekujte da će koncentracija okupljenih biti na daleko višem nivou i da će aktivno učestvovati u svim polemikama koje odlučite da pokrenete.

Korišćenje mobilnih uređaja, aplikacija ili pretraživanje interneta za vreme sastanka može poremetiti tok misli svima i odvući komunikaciju na pogrešnu stranu. Isključite wi-fi – uključite vijuge.

Ne zovite na sastanak više od šestoro ljudi

Poljska izreka kaže: više kuvara – loše jelo. Slično je i sa sastancima. Što više učesnika pozovete, računajte na slabiju produktivnost. Svako od njih imaće nešto da kaže, doda ili oduzme, neko drugi će poželeti repliku na to, treći će se prisetiti neke priče vezane za aktuelnu temu i ponovo ulazite u začarani krug iz koga je teško izaći.

Ukoliko imate zacrtanu temu sastanka, onda pozovite samo one saradnike koji su od velike važnosti za konkretni projekat i koji će moći da doprinesu kvalitetu sadržaja, kako svojim informacijama, tako i pitanjima kojima bi još više produbili celu raspravu i razjasnili svima o čemu se radi.

Neka sastanci budu kratki

Svi imamo mnogo posla i mnogo mesta na kojima bismo bili radije nego u sali za sastanke. Međutim, ukoliko već niste u mogućnosti da članove tima izvedete iz firme i održite sastanak u lokalnom kafiću, što takođe može podsticajno delovati na njihovu produktivnost, onda se potrudite da budete što kraći. Dajte im sve neophodne informacije, koje ćete unapred pripremiti, odgovorite na njihova pitanja i držite im koncentraciju na jednom mestu i oko jedne teme. Ako na ovaj način budete održavali atmosferu, budite sigurni da im pažnja neće opasti i da će sve vreme aktivno učestvovati u razmatranju.

Izbegnite sastanak, ako je moguće

Veliki broj sastanaka se održava kako bi se članovi tima obavestili o razvoju događaja u projektu na kome svi radite, nekim novim informacijama ili materijalima kojima raspolažete. Međutim, razmislite – ukoliko to sve može da stane u jedan mejl, možda je bolje da na taj način organizujete komunikaciju. Ne trošite svoje i njihovo vreme, već ostavite sve dodatke koje biste želeli da im saopštite i pošaljite ih poštom.

Niko nije ljubitelj sastanaka, međutim, često su neophodni kako bi se razjasnile nedoumice koje postoje u određenom poslu ili nejasnoće o nekom klijentu, ili kako bi se rezimirao protekli projekat, raspravile greške do kojih je došlo i eventualno naučilo nešto iz njih. Ipak, iako su važni, nekada nisu produktivni, pa je potrebno da se neko malo detaljnije pozabavi njihovom organizacijom i strukturom. Ako vam planiranje ide od ruke i mislite da ne biste imali problema da vodite komunikaciju na ovakav način, onda su studije na Menadžmentu ljudskih resursa pravi izbor za vas. Ovde možete savladati sve tehnike koje će vam biti potrebne za podsticanje produktivnosti tima u kom radite.