Čime god da se bavite, velike su šanse da i-mejl koristite svakodnevno. U sanduče vam stižu različita obaveštenja, korisne informacije, važna dokumenta, a nekada i poruke za koje se niste prijavili i koje vas uopšte ni ne zanimaju. One odlaze u nepoželjnu poštu,takozvani „spam”, kada ih vaš provajder prepozna kao pretnju po vaš sistem, međutim nekada se provuku i u dolazno sanduče, pa ga često nepotrebno zatrpaju i naprave gužvu.

Ako naučite kako da organizujete svoju poštu i uštedite vreme koje svakodnevno trošite na preskakanje nepročitanih poruka i traženje mejla koji vam je potreban, možete izvući višestruku korist i postati daleko produktivniji. Mi imamo nekoliko saveta kako da to najlakše učinite.

Procenite šta vam je prioritet

Mejlovi koji vam mogu doneti neki profit ili poslovnu priliku moraju biti prvi na listi prioriteta. Kategorišite ih tako i rešite nedoumice za ubuduće. Ako to ne učinite, previše ćete vremena potrošiti pridajući jednaki značaj svakoj poruci koja vam stigne. Razmislite o tome ko su osobe od kojih najpre dobijate poslovne ponude ili s kojima planirate da sarađujete i pokušavate da ostvarite saradnju i dodelite im posebne foldere kako biste ih ubuduće lakše pronalazili.

Reagujte odmah

Ukoliko ne odgovorite na mejl istog trenutka kada ga dobijete, potrošićete dosta vremena da ponovo dođete do njega, setite se njegove teme i reagujete na nju. Najbolje rešenje je da čim vidite novu poruku ili odmah napišete odgovor ili da date sebi zadatak, koji ćete upisati u podsetnik ili notes kako biste se kasnije vratili na njega. Pravilo jednog dodira, odnosno jednog otvaranja svake poruke uštedeće vam mnogo vremena, koje možete pametnije iskoristiti.

Koristite isti program, odnosno aplikaciju na svim uređajima

Ukoliko koristite Gmail, onda instalirajte tu aplikaciju i na telefon i na tablet. S druge strane, ako ipak birate Outlook, pronaći ćete i ovaj program za svoj pametni telefon. Problem se javlja u trenutku kada vam aplikacije nisu sinhronizovane, pa imate dva gotovo potpuno različita prijemna sandučeta i ne vidite iste poruke na svim mestima. Ovo može pogoršati vašu organizaciju, jer će se često dešavati da ne možete da uđete u trag važnoj prepisci koju ste vodili sa klijentom.

Koristite unapred napravljene poruke

Dešavaće se da vam s različitih adresa stižu mejlovi slične sadržine na koje ćete imati identičan odgovor. Kako ne biste ušli u začarani krug prekucavanja istih poruka, kreirajte obrasce, odnosno generičke mejlove koji će biti takve sadržine da mogu biti primenljivi na različite upite. Na prvom mestu morate definisati koji su to mejlovi koji iziskuju ovakve odgovore, a potom napišite tekst koji bi bio odgovarajući.

Iako vam možda zvuči kao nepotrebno trošenje vremena, organizacija sandučeta značiće vam mnogo kada vam svakodnevno budu stizali i-mejlovi od klijenata ili saradnika. U protivnom, tada nećete znati odakle da počnete pretragu. S druge strane, među vama sigurno ima i onih koji su već dodelili različite kategorije porukama koje im stižu, jer prepoznajete važnost taktike u radu. Ako voliite da organizujete stvari i ljude, od vaše pedantnosti i preciznosti možete napraviti karijeru. Upišite strateški menadžment na BusinessAcademy. Ovaj korak biće ključan za ostvarenje vaše životne strategije, koju ste do sada sigurno oformili.