ŠTA, KAD I GDE? Ovo su 4 koraka kada organizujete dobru konferenciju za štampu

Pres-konferencija ili obraćanje u prenosu uživo preko live streama?

Vaša ciljna grupa možda preferira savremene načine komunikacije, ali to ne znači da ovaj vid komunikacije nužno vole i oni koji su ponekad vaši posrednici u slanju poruka krajnjim korisnicima. U pitanju su mediji, odnosno njihovi predstavnici – novinari. Posao novinara je takav da su često u gužvi i velikoj žurbi, pa cene kada im neko dâ na značaju i pokloni nekoliko sati pažnje.

Najbolji način da pošaljete poruku ponekad jeste da organizujete konferenciju za štampu. Pozovite novinare i medije sa kojima sarađujete na događaj na kome ćete im preneti novosti ili informacije za koje smatrate da su važne da se nađu u javnosti.

Ali pre svega morate da budete sigurni u to da su vesti koje imate vredne takve vrste prenošenja. Kada to ustanovite, poslužite se sledećim savetima u organizaciji i pripremi za samu konferenciju.

Definišite poruku

Pre svega, važno je da znate zašto sazivate konferenciju za štampu.

Da li želite da pružite odgovor ili reakciju na određeni događaj koji je privukao pažnju? Da li je poenta u tome da predstavite novine u svom radu? Ili obeležavate jubilej?

Šta god da je tema, neophodno je da formirate i izvučete ključne poruke koje će se provlačiti kroz sve segmente vaše komunikacije i koje će mediji zapamtiti, zapisati i preneti dalje javnosti.

Izaberite lokaciju

U zavisnosti od toga koliko ljudi će prisustvovati vašoj konferenciji za medije, izabraćete i mesto na kome će se ona održavati.

Vodite računa o tehničkoj opremljenosti lokacije, odnosno o broju utičnica, projektora, osvetljenju, internet-podršci, audio-opremi i broju mesta za sedenje, koji bi morao da bude dovoljan za sve vaše zvanice.

Razmišljajte o salama koje nisu blizu velikih saobraćajnica kako vam buka i gužva ne bi odvlačili pažnju, ali i o parkingu, kako bi svi koji dolaze mogli da parkiraju svoja vozila.

Izaberite zvanice

Razmislite o svim novinarima sa kojima ste do sada bili u kontaktu.

Dajte im na značaju tako što ćete ih prve pozvati i staviti ih nai vrh liste zvanica i učesnika konferencije. Bilo preko imejla ili putem telefona, potrudite se da dobijete potvrdu njihovog prisustva.

Istražite i ostale medije, jer je važno da pozovete bar po nekoliko ljudi sa svake radio-stanice, iz svakog magazina ili iz glasila dnevne štampe, kako biste skupili dovoljno veliki broj ljudi.

Razmislite i o saradnicima koji nisu predstavnici medija, a za koje mislite da bi bilo dobro da prisustvuju događaju.

Nakon konferencije

Ono što ćete učiniti nakon konferencije podjednako je važno kao i sam događaj i vaš govor tog konkretnog dana.

Budite profesionalni i napišite saopštenje u kojem ćete sumirati sve rečeno, koje ćete potom proslediti novinarima sa kojima ste u kontaktu.

Takođe, izaberite novinare i zvanice kojima ćete se odvojeno zahvaliti na prisustvu i sa kojima želite da ostvarite bližu saradnju.

Ovu listu ćete napraviti na sam dan konkretnog događaja, kada ćete se i zvanično upoznati sa svima i proceniti ko bi bio značajan za dalju komunikaciju o vašem brendu.

Konferencije za štampu su odličan način za to da upoznate nove saradnike, članove tima ili eksterne konsultante koji vam mogu pomoći da radite na unapređenju reputacije i imidža vašeg brenda. Ukoliko sve učinite na pravi način, možete javnost bliže da upoznate sa svojom kompanijom i planovima koje imate za budućnost.

Naravno, da biste mogli u svemu tome da uspete, važno je da imate dobro i korisno znanje, koje ćete najpre steći ukoliko završite obrazovni program u domenu odnosa s javnošću ili obuku za organizaciju događaja, na kojima ćete moći da savladate sve tehnike i alate neophodne za bavljenje ovim poslom.

(Promo - tekst / Foto: Promo)