PRODUKTIVAN SASTANAK: Ovo je agenda sastanka koje bi trebalo da se držite uvek

Sastanci su neophodni, ali svako ko je u svom životu bio barem na tri sastanka može da razume koliko naporni oni mogu biti.

Često se dešava da se sastanci nepotrebno oduže i skrenu sa teme toliko puta da to postane nepodnošljivo. Na kraju učesnici počnu da gube koncentraciju i produktivnost, što se, naravno negativno odražava na njihove rezultate.

Budite sigurni da u tom osećanju niste usamljeni.

Međutim, situacija nije bezizlazna i, ukoliko imate moderatora koji će usmeravati tok i diskusiju sastanka, taj sastanak može postati vrlo produktivan i zapravo ostvariti cilj zbog koga je prvobitno i sazvan.

Ako želite da se sastanak završi brzo i kvalitetno, evo kako bi trebalo da ga strukturirate.

Šta je problem?

Pre nego što sazovete sastanak, važno je da obavestite sve učesnike o tome kojom temom ćete se baviti.

Pošaljite im imejl sa svim neophodnim materijalima, kako bi mogli blagovremeno da se pripreme za diskusiju.

Na sastanku najpre izložite sve stavke o kojima želite da govorite i predložite rešenje, odnosno podelite sa ostalima o čemu ste razmišljali.

Ne odbijajte predloge svojih saradnika, već saslušajte sve ideje koje imaju. Možda ćete imati sreće da završite sastanak ranije nego što očekujete, ukoliko brzo dođete do konstruktivnih predloga.

Kako početi proces rešavanja?

Ovaj deo sastanka trebalo bi da izgleda kao brainstorming, odnosno kao proces pronalaženja ideje koja će voditi ka rešenju.

Podelite se unutar tima i zapišite svoje ideje. Nakon što svi završe, počnite da čitate jednu po jednu zamisao, bez prekidanja, dok i poslednji ne završi. Tek onda počnite sa diskusijom.

Važno je da sačekate, jer će se često dešavati da se neke ideje mogu povezati međusobno i proizvesti rešenje koje će unaprediti vaše poslovanje i dovesti do konkretnog plana rada.

Kada prodiskutujete o svim idejama, opredelite se za najbolje i počnite da radite na planu njihove realizacije.

Šta su naredni koraci?

Kada znate problem i imate predloge rešenja, vreme je da osmislite strategiju.

Zato je važno da u timu imate stratega. Ova osoba će vam pomoći da oformite plan koraka koje ćete preduzeti kako biste došli do zajedničkog cilja.

Ne smete zaboraviti ni segment evaluacije i provere svakog segmenta rada, kako biste znali kako napredujete i da li se krećete u dobrom smeru.

Naravno, da biste mogli da izvedete ceo proces, morate objasniti detalje svim članovima tima, kako bi svima bilo jasno zašto ste se opredelili za taj konkretan pristup.

Podelite posao

Nemojte upasti u čuvenu zamku malih biznisa kada jedna osoba, koja je najčešće generalni menadžer, preuzme ceo proces na sebe. Ili se u još gorem slučaju bavi mikromenadžmentom i nadgleda svaki delić poslovanja svakog člana tima.

Ova praksa će vam oduzeti previše vremena i sigurno proizvesti kontraefekat. Zato, nakon što ste na sastanku i došli do dobrih ideja, prođite timski kroz sve korake plana i podelite zaduženja.

Neka svaki zaposleni dobije svoj deo zadatka kako bi doprineo krajnjem ishodu i rešenju problema koji muči ceo tim.

Iako naizgled zvuči jednostavno i sasvim logično da pratite ovu strukturu sastanka, mnogi profesionalci se često nađu u problemu kada sastanak krene u potpuno pogrešnom pravcu.

Zato je dobro imati uvek na umu ovaj koncept i imati barem jednu osobu koja će pored svog redovnog posla imati i zaduženje da moderira sastanak i da ga vraća na pravi put. Naravno, ako imate bolju ideju, uvek je možete testirati. Strateško razmišljanje dobro dođe u svakom timu.

Ako mislite da imate dara za pravljenje strategije, upišite obuku za strategijski menadžment, koji će vam pomoći da ostvarite velike i male poslovne uspehe.

(Promo - tekst / Foto:Promo)