PRODUKTIVAN SASTANAK: Evo kako da uspešno vodite poslovne sastanke

Čak i kada ste trčali da stignete na vreme, odložili ostale obaveze, pripremali nacrt onoga što nameravate da kažete, često se dešavalo da čekate pola sata da sastanak počne, nije bilo ni prilike da iznesete svoje mišljenje ili ste sate izgubili sedeći u sali a da nikakve odluke nisu donete...

Predstavite dnevni red

Možda mislite da se ova tačka podrazumeva, ali mnogo sastanaka započinje bez jasnog plana.

Dnevni red sastanka može se poslati mejlom svima koji bi trebalo da prisustvuju, može se napisati na tabli, ili jednostavno usmeno saopštiti pre nego što sastanak počne. Svakako, svi bi trebalo da znaju zašto su tačno pozvani i šta bi trebalo da bude postignuto.

„Ako pred sobom nemam dnevni red, napuštam sastanak“, kaže Anet Katino, izvršna direktorka osiguravajuće kopanije iz Nju Džersija „QualCare Alliance Network“.

„Ako ni ja ni oni koji su me pozvali ne znamo zašto smo se našli, onda nema ni razloga za sastanak. Veoma je važno privući pažnju ljudi i držati ih fokusiranima, a ne samo sakupiti se u istoj prostoriji, početi ćaskanje i nadati se najboljem“, dodaje ona.

Počnite na vreme. Završite na vreme

Ništa ne može oduzeti energiju i motivaciju za rad kao sedenje u praznoj sali i čekanje da se ona napuni. Zašto mnogi rukovodioci i menadžeri veruju da im pozicija daje pravo da kasne? Da li misle da će tako drugima pokazati kako su veoma zauzeti i da je njihovo vreme vrednije od vremena ostalih? Ili žele da na taj način podsete kolege da bez njih ključne odluke ne mogu da budu donete?

Vreme je novac i ako šef kasni, njegova firma je na gubitku jer zaposleni ne rade svoj posao već gube vreme u čekanju. Osim toga, zaposleni se ugledaju na primer svog šefa. Ako on ne poštuje tuđe vreme, i oni će početi da se ponašaju slično.

Teri Landgren, predsednik luksuznog američkog lanca robnih kuća „Macy’s“, nikada se nije ustručavao da primenjuje stroga pravila kada se radi o stizanju na vreme: „Ako je sastanak u 8:00, ne možete stići u 8:01”, kaže on. „Zauzeti ljudi ne mogu da čekaju ni minut. Ako neko zbog vas odlaže bar jedan važan telefonski poziv, onda morate biti disciplinovani i doći tačno u minut.“

Jednako je važno i da se sastanak na vreme završi. Kada znate koliko ćete se zadržati, možete da planirate ostale dnevne aktivnosti i da se brzo vratite na posao. „Volim da imam dnevni red svakoga dana i da mogu da tačno isplaniram svoj rad“, dodaje Landgren.

Završite planom akcije

Ostavite poslednjih nekoliko minuta svakog sastanka za razgovor o narednim koracima.

Ova diskusija bi trebalo da podrazumeva i odlučivanje o tome ko je odgovoran za šta i koji su rokovi za izvršenje. Ako ovo ne uradite, vreme koje ste proveli na sastanku biće za nijansu manje kvalitetno.

Šeli Arkambo, izvršna direktorka američke firme koja pomaže kompanijama da ispunjavaju zakonske standarde „Metric Stream“, sastanke završava pitanjem: „Kod koga je lopta?“

„U sportu, onaj ko dobije loptu ima kontrolu nad daljim tokom utakmice“, kaže ona, „Baš taj igrač određuje šta se dešava sledeće. To je odlično pitanje, jer postajete sigurni da imate kontrolu nad situacijom.“

Mark Toro, partner u kompaniji za upravljanje nekretninama „North American Properties“ iz Atlante, kako bi završio sastanak, koristi skraćenicu, uobičajenu u mejlovima na engleskom jeziku: W.W.D.W.B.W., što otprilike znači: Ko šta radi i do kada završava (Who will do what by when).

„Ako neko tokom sastanka kaže rečenicu poput: Moramo da potpišemo ovaj ugovor, svi znaju šta će biti moje sledeće pitanje. Tako smo u našoj firmi istrenirali jedni druge i pokušavamo to da uradimo i sa poslovnim saradnicima“, kaže Toro.

Neka svako zna svoju ulogu

Zapitajte se koja je uloga svakog učesnika sastanka. Veća je verovatnoća da će ljudi dati svoj pun doprinos ako tačno znaju šta se očekuje od njih. Da li je poenta sastanka da svako dobije nalog od rukovodioca, ili ste se okupili zbog diskusije radi postizanja konsenzusa?

Ako se radi o sastanku na kome je potrebno da se angažuju svi zaposleni, jedna od glavnih odgovornosti lidera jeste da jasno saopšti zaposlenima šta se od njih očekuje i da ih motiviše da se slobodno izjašnjavaju.

Karl Bas, bivši direktor „Autodeska“, američke softverske korporacije, kaže da često postoji napetost kada je potrebno da ljudi izraze svoj stav i mišljenje: „Na početku svakog sastanka jasno stavite do znanja učesnicima da li je potrebno samo da čuju svoje zadatke ili da učestvuju u donošenju odluke. U suprotnom, ljudi bi mogli da se osećaju frustrirano zato što govore ili ne govore o svojim stavovima.“

Kontrolišite sastanak, a ne razgovor

Ako vodite sastanak, budite kristalno jasni na početku. Izložite dnevni red i ciljeve sastanka, ali tada je vreme da budete tihi i pustite druge da govore. Ako prvo saopštite svoje mišljenje, verovatno ćete čuti samo izjave saglasnosti okupljenih, a time ne postižete ništa.

Evo korisnog podsetnika Dejvida Kotea, bivšeg izvršnog direktora američkog proizvodno-trgovinskog konglomerata „Honeywell“: „Ako vodite sastanak, vaš pravi posao je na kraju sastanka, a ne na njegovom početku. Vaš zadatak je da čujete sve činjenice, sva mišljenja i na kraju donesete dobru odluku.“

Mnogo je strategija koje bi dobar menadžer trebalo da poznaje. Kao što možete naučiti kako da uspešno vodite sastanak, tako možete naučiti i kako da planirate poslovne događaje, kako da efikasno komunicirate sa članovima svog tima, da uspešno radite kada ste u stisci sa vremenom i još mnogo toga.

Na putu ka uspehu u menadžerskom poslu niste sami. Mnogi su prošli tim stazama i uspešno prevazišli sva iskušenja. Danas postoje škole u kojima možete uspešno i brzo savladati potrebna znanja i veštine i postići svoj maksimum u poslu. Neka vaša budućnost počne odmah, postanite uspešan biznismen i vođa koji svojim poslovanjem inspiriše kolege.

Promo tekst