POSLOVNA ADMINISTRACIJA: Ove „meke“ veštine su vam potrebne da biste bili uspešan poslovni sekretar

Poslovni sekretar igra važnu ulogu u organizovanju rada svake kompanije. U pitanju je pozicija koja zahteva brojne poslovne i personalne veštine, jer je spisak dnevnih dužnosti poslovnog sekretara gotovo nepregledan...

Osoba koja se nalazi na ovom radnom mestu odgovorna je za administrativne poslove, sastavljanje i slanje poslovnih dopisa, zakazivanje sastanaka, vođenje evidencije i podnošenje izveštaja. Tokom sastanaka, obično je poslovni sekretar taj koji sastavlja, raspoređuje i dostavlja zapisnike, a najčešće je upravo on osoba posredstvom koje klijenti i saradnici komuniciraju sa višim rukovodstvom.

Dobar poslovni sekretar trebalo bi da bude upućen u korporativno pravo, finansije, upravljanje i strategiju, kako bi po potrebi mogao da pruži savet menadžmentu u ovim ključnim oblastima.

U pitanju je odgovorna i veoma važna pozicija u kompaniji: dobar poslovni sekretar prati sve što se dešava u kompaniji i u svakom trenutku zna kome je potrebno da se obrati kako bi došao do traženih informacija. On mora da bude dobro organizovan, komunikativan i u svakom trenutku maksimalno koncentrisan na posao koji obavlja.

Ali za uspeh u ovom poslu najvažnije su takozvane meke veštine, pre svega sposobnost organizacije i upravljanja vremenom. Evo kojim veštinama profesionalac u ovom domenu mora ovladati.

1. Multitasking

Sekretar kompanije svakodnevno žonglira sa više različitih poslova istovremeno: priprema sastanke, vodi računa o tome da korporativno upravljanje neometano funkcioniše, posreduje u komunikaciji između uprave i zaposlenih, brine o papirologiji, prihvata telefonske pozive, šalje dopise, raspoređuje dužnosti prema prioritetima...

Veoma je važno da u svakom trenutku ume da odredi koji poslovi su najhitniji, a šta je moguće ostaviti za kasnije. Multitasking podrazumeva komunikaciju sa različitim ljudima, čija je poslovna dinamika različita, te je važno da poslovni sekretar ume da odredi optimalno vreme koje će i kada posvetiti svakom od svojih sagovornika.

2. Organizacione sposobnosti

Sekretar kompanije mora da razume poslovanje organizacije u kojoj radi kako bi bio u stanju da u svakom momentu brine o njenoj dobrobiti. Svi poslovi, sastanci i komunikacije kojima upravlja moraju biti organizovani tako da nijednog trenutka ne ometaju rad kompanije.

Poslovni sekretar ne samo što treba menadžerima da ukazuje na potencijalne organizacione neusklađenosti i probleme, već i da im odmah ponudi nekoliko mogućih rešenja.

3. Planiranje

Dobar sekretar kompanije uvek mora biti korak ispred svih. U njegovoj glavi ne sme postojati samo jedan plan, već nekoliko potencijalnih verzija tog plana. Ovo je neophodno s obzirom na to da se ciklusi sastanaka i kolegijuma zasnivaju na usaglašavanju rasporeda svih učesnika. Za dobro planiranje potrebno je praćenje različitih tokova posla, te je poželjno da poslovni sekretar poznaje osnovne principe upravljanja projektima.

4. Timski rad

Koliko god zaposlenih da ima kompanija, efikasan poslovni sekretar održava dobre odnose sa svima njima. Ovde se ne radi o ličnim prijateljstvima, već o zdravim profesionalnim relacijama koje u svakom trenutku stavljaju dobrobit kompanije iznad dobrobiti pojedinca.

Uspešan poslovni sekretar zna da je svaki tim jak onoliko koliko je jaka njegova najslabija karika i zato je tu za svakoga kome je potrebna pomoć. On vodi računa o tome da svi članovi tima dobro sarađuju i trudi se da svaki konflikt ili nesuglasice koje primeti što pre izgladi i reši.

5. Komunikativnost

Sekretari rade sa rukovodiocima sektora, direktorima, članovima upravnog odbora firme... Oni komuniciraju i sa spoljnim saradnicima, poput distributera, partnerskih firmi, investitora, dobavljača... Zato je od velikog značaja da imaju razvijenu socijalnu i emocionalnu inteligenciju, dobre veštine pregovaranja, kao i da znaju kada je potrebno da budu diskretni i taktični. Moraju biti sposobni da dobro slušaju i efikasno komuniciraju, kako usmeno, tako i u pisanoj formi.

6. Zdravo rasuđivanje

Sposobnost procene i pravilnog rasuđivanja, često u okolnostima koje uključuju sukobljena mišljenja i interese, ključni je zahtev koji se postavlja pred poslovnog sekretara kompanije.

Ovo posebno važi kada je u pitanju komunikacija sa menadžmentom kompanije. Poslovni sekretar ima i veoma važnu ulogu u saradnji sa spoljnim zainteresovanim stranama, poput investitora, i često je prva tačka kontakta sa kompanijom. Zato je važno da blisko sarađuje sa direktorom ili predsednikom kompanije i da uživa njegovo ili njeno puno poverenje – a niko ne uliva poverenje kao osoba koja u kritičnim situacijama ume da zadrži smirenost i sposobnost zdravog rasuđivanja.

Ako mislite da biste mogli da pokažete ovakve kvalitete na radnom mestu, pozicija poslovnog sekretara može biti idealna za vas. Ovaj posao nudi mnogo izazova, dinamičan je i zanimljiv. Dobar poslovni sekretar je jedan od stubova svake kompanije i desna ruka menadžmenta. Veštine potrebne da biste briljirali na tom radnom mestu se uče i zato ne oklevajte – savladajte ih i obezbedite sebi sjajnu poziciju u firmi, poštovanje kolega i dobru zaradu!

Promo tekst