PLANIRAJTE KAO PROFESIONALAC: Evo kako da drastično smanjite gubitak vremena i povećate produktivnost

Da li vam vreme izmiče? Ako vam se dešava da se na kraju radnog vremena osvrnete i shvatite da zapravo niste uradili gotovo ništa, pročitajte savete preduzetnice Tonje Hendriks za maksimalno korišćenje svakog dana.

Napravite listu zadataka. Zapitajte se šta su prioriteti i da li imate rokove. Sâm čin pisanja će pomoći u kristalizaciji ciljeva. Takođe ćete preduprediti napor da se prisetite šta je trebalo da uradite.

U ovome možete koristiti digitalna pomagala ili papir. Nekad je lakše zapisivati na papiru koji će uvek biti pred vama od traženja liste zakopane među dokumentima na telefonu.

2. Planirajte u isto vreme svakoga dana

Ako planirate u isto vreme svakog dana, stvorićete naviku. Navike imaju moć da vas održe na pravom putu.

Na pitanje koji je pravi termin za planiranje ne postoji tačan odgovor. Neki vole da planiraju uveče tako da sledeći dan dočekaju spremni, dok drugi više vole jutarnje planiranje, jer ponekad u toku noći dobiju nove ideje.

3. Prvo izlistajte sve što vam padne na pamet, pa onda napravite konačnu listu

Na ovu preliminarnu listu uključite sve što bi trebalo ili biste želeli da uradite. Neka tu budu svi rokovi, svi pozivi, mejlovi, ali i neobavljeni zadaci iz prošle nedelje.

Sve stavke sa preliminarne liste neće doći do vašeg konačnog plana, ali ako ih držite na oku, smanjićete šansu da zaboravite na neki od važnih zadataka. Tako ćete preduprediti situacije u kojima morate da obustavite obavljanje prioriteta sa liste jer ste se naknadno setili da je nešto sasvim drugo prioritet.

4. Podelite listu zadataka na dva segmenta: posao i život

Lako je dopustiti radnim zadacima da preuzmu primat u vašem životu i gurnu vašu brigu o sebi u stranu. Da izbegnete preteranu usredsređenost na posao, kao dobra praksa pokazala se podela liste zadataka na one koji se tiču života i one koji se tiču profesije. Ovo može pomoći da organizujete zadatke u određenom vremenu i grupišete ih. Primera radi, moguće je odložiti zadatke koji se tiču privatnih obaveza za veče. Takav pristup pomaže usklađivanju posla i života. Jedan od saveta koji Tonja Hendriks daje jeste da pokušate da svakoga dana imate podjednak broj stavki na obe liste.

5. Utvrdite koja dva zadatka moraju biti obavljena u toku dana

Kada ste načinili dve liste, izaberite po jedan zadatak sa svake od njih i zacrtajte njegovo izvršenje u toku dana. To ne moraju biti najteži zadaci ili oni koji odnose najviše vremena. Neka to budu dva zadatka koja su važna u postizanju dugoročnih ciljeva.

Nakon što ste ih identifikovali, učinite ih prioritetnim. Pokušajte da prvo obavite njih. Na ovaj način ćete, čak i ako sve ne ide po planu, obaviti najvažnije zadatke.

6. Uključite male zadatke u listu

Ne mora sve na dnevnom planu da bude deo velikog projekta. Samo zato što će ispunjenje određenog zadatka odneti svega 10 minuta ne znači da on ne treba da se nađe na listi. Stavljanje krupnih projekata na listu zadataka može vas sprečiti da ispunite planirano. Ako stavite više malih zadataka za koje ste sigurni da ćete ih izvršiti, povećaćete zadovoljstvo pri pogledu na obavljeno.

Ovu vrstu zadataka možete obavljati u onim delovima dana kada vam ponestaje energije ili kada uhvatite sebe u odugovlačenju. Tada možete rutinski ispuniti nekoliko manjih ciljeva i na taj način ponovo podstaći radni entuzijazam.

7. Vraćajte se listi često tokom dana

Još jedna proverena praksa upravljanja vremenom jeste da se vraćate iznova svojoj listi zadataka. Ovo pomaže organizaciji u prostoru. Za početak, morate pronaći mesto za svoju listu koje će biti lako dostupno tokom radnog dana. Bilo da je u pitanju aplikacija na telefonu, sveska na stolu, planer ili cedulja zalepljena na vrata, morate razmisliti o tome koje je najzgodnije mesto u vašem okruženju.

Ovi trikovi će vam pomoći da ubuduće budete produktivniji u obavljanju svojih dnevnih zadataka. Ali ako zaista želite da upravljate vremenom kao profesionalac i realizujete ambiciozne poslovne poduhvate u kratkim rokovima, trebaće vam profesionalno obrazovanje. Obuka za projektnog menadžera je najbolji izbor da se osposobite za organizaciju kompleksnih projekata i upravljanje velikim timovima. Nakon godine treninga, steći ćete veštine neophodne da preuzmete punu kontrolu nad svojim privatnim i poslovnim životom.

(Tim Edukacija)